Teilnahmebescheinigungen sind ein zentraler Bestandteil vieler Events, Schulungen und Weiterbildungsformate. Mit zummit können diese Bescheinigungen automatisiert erstellt, personalisiert und direkt an Teilnehmende versendet werden – ohne manuellen Zusatzaufwand.
Teilnahmebescheinigung erstellen #
Teilnahmebescheinigungen bestehen aus einem Layout und Variablen. Das Layout sorgt für eine einheitliche und zeitsparende Erstellung. Die Variablen ermöglichen, dass die Bescheinigungen personalisiert und automatisiert für jedes Event und jeden Teilnehmer generiert werden.
So können Sie ein einmal erstelltes Layout beliebig oft wiederverwenden – unabhängig vom Event.
Layout anlegen #
Das Layout für Ihre Teilnahmebescheinigung erstellen Sie unter: Verwaltung > Einstellungen > Allgemein > Teilnahmebescheinigung Layout
Dort steht Ihnen der HTML-Editor zur Verfügung. Das Layout für Teilnahmebescheinigungen erstellen Sie ganz einfach im Editor. Dieser funktioniert genauso wie der Editor für Mailings, Mitteilungen und Eventbeschreibungen. Sie können dort Ihren Text eingeben und nach Wunsch gestalten.
Eine detaillierte Übersicht über die Formatierungsmöglichkeiten finden Sie im Artikel: „HTML-Editor im Mailing und Mitteilungen“
Vorlagen nutzen
Um Zeit bei der Einrichtung zu sparen, können Sie eine unserer vorgefertigten Teilnahmebescheinigungs‑Vorlagen als Basis verwenden und bei Bedarf an Ihr Corporate Design anpassen.
Wie nutze ich die vorgefertigten Vorlagen?
Wählen Sie ein Layout aus unserer Liste mit Vorlagen und kopieren Sie anschließend den dazugehörigen HTML‑Code. Fügen Sie diesen danach als Code im Editor ein.
Variablen verwenden #
Variablen sind intelligente Platzhalter in Ihrem Teilnahmebescheinigungs‑Layout. Sie sorgen dafür, dass die richtigen Informationen automatisch an der richtigen Stelle erscheinen. Statt Namen, Datum oder Eventdetails jedes Mal manuell einzutragen, hinterlegen Sie diese einmal als Variable im Layout. Beim Generieren der Teilnahmebescheinigung werden die Platzhalter automatisch mit den passenden Daten aus dem jeweiligen Event und vom jeweiligen Teilnehmer befüllt.
Wie füge ich Variablen im Editor ein?
- Öffnen Sie Ihr Teilnahmebescheinigungs‑Layout unter Verwaltung > Einstellungen > Teilnahmebescheinigung Layout.
- Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü im Editor die gewünschte Variable (z.B. Vorname) aus der Variablenliste aus.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle im Dokument, an der die Information erscheinen soll (z. B. hinter „Hiermit bestätigen wir, dass …“).
- Klicken Sie auf „Einfügen“. Die Variable wird als Platzhalter in Ihr Layout eingefügt und beim Generieren automatisch mit den passenden Daten ersetzt.
Themen #
Eine speziell für Teilnahmebescheinigungen vorgesehene Variable ist die Angabe der „Themen“. Damit können Sie die inhaltlichen Schwerpunkte oder Programmpunkte des jeweiligen Events automatisch einfügen lassen.
Typische Beispiele:
- Titel einzelner Sessions oder Vorträge. mit Absätzen oder Aufzählungen) gepflegt werden.
- Auflistung von Seminarthemen oder Schulungsinhalten
- Programmpunkte einer Veranstaltung
- Module oder Schwerpunkte eines Workshops
Wie füge ich Themen in der Teilnahmebescheinigung ein?
- Öffnen Sie Ihr Teilnahmebescheinigungs‑Layout unter Verwaltung > Einstellungen > Teilnahmebescheinigung Layout.
- Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü im Editor die Variable „Teilnahmebescheinigung Themen“ aus der Variablenliste aus.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle im Dokument, an der die Themen erscheinen sollen.
- Klicken Sie auf „Einfügen“. Die Themen werden nun als Platzhalter in Ihr Layout eingefügt und beim Generieren automatisch mit den passenden Daten aus dem jeweiligen Event ersetzt.
Teilnahmebescheinigungen generieren #
Für die Generierung stehen zwei Optionen zur Verfügung:
Versand per E‑Mail #
Teilnahmebescheinigungen können automatisch als Anhang per E‑Mail versendet werden, z. B.:
- nach erfolgreicher Teilnahme
- nach Event-Ende
- über ein automatisiertes Follow‑up‑Mailing
Die Aktivierung erfolgt im jeweiligen Event unter Mailings. Aktivieren Sie dazu einfach den Schalter „Teilnahmebescheinigung anfügen (PDF)”, der sich direkt unter dem Text-Editor befindet.
Generieren über die Teilnehmerliste #
Alternativ können Teilnahmebescheinigungen direkt über die Teilnehmerliste generiert und heruntergeladen werden.
Dies eignet sich besonders:
- zum Testen des Layouts
- zur Einzelprüfung
- zum Ausdrucken einzelner Bescheinigungen
Tipps & Best Practices #
- Nutzen Sie klare und einheitliche Formulierungen für die Themen, um ein professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten.
- Strukturieren Sie längere Themenlisten mit Absätzen oder Aufzählungen im HTML-Editor.
- Testen Sie die Teilnahmebescheinigung vor dem Live-Einsatz mit einer Testmail.
Vorlagen nutzen und Zeit sparen:
Um Zeit beim Einrichten zu sparen, empfehlen wir die Nutzung unserer vorgefertigten Teilnahmebescheinigungs-Vorlagen. Diese können Sie direkt als Basis verwenden und bei Bedarf an Ihr Corporate Design anpassen.